REUNIÕES RÁPIDAS E COM MELHORES RESULTADOS

Manual de treinamento Dale Carnegie

Uma reunião congrega pessoas num mesmo espaço, durante um tempo determinado. Essas pessoas provavelmente deixaram outros afazeres importantes e, portanto, é vital empregar aquele tempo de forma proveitosa.

COMO DIRIGIR UMA REUNIÃO COM EFICÁCIA

1.     Comece a reunião com uma breve explicação do problema (pauta). Veja em seguida, se os participantes compreenderam o problema.

2.     Pergunte sobre as causas do problema.

3.     Faça resumos com freqüência.

4.     Peça as soluções possíveis do problema, com as evidências que comprovem cada solução.

5.     Após o problema Ter sido suficientemente discutido, faça o resumo final e proceda então, a sua votação.

6.     Se for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada.

7.     Expresse suas idéias pessoais só depois que os outros tenham expressado as deles (seu objetivo principal é guiar e dirigir e não participar extensamente na discussão).

8.     Seja flexível, permitindo que todos falem, mas conduzindo a ordem dos interessados em falar, bem como limitando o tempo de fala de cada um.

9.     Mantenha a reunião ativa sem se desviar do tema. Cada um que falar deve fazer exposições rápidas e curtas. Detenha aquele que deseja falar com demasiada freqüência bem como aquele que sair do tema. Lembre-o: “O assunto que discutimos é... por favor, não se afaste do tema”.

10.   Todos devem participar da reunião, porém não pergunte nunca diretamente a cada um a sua opinião, para não inibí-los.

1.     Se lhe ocorre um problema, exponha-o como um fato (nunca como uma pergunta).

Seja breve na exposição do problema.

Deixe claro os seus pontos

Facilite expondo antecedentes

2.     Tenha em mente a causa ou as causas do problema.

Aceite todas as causas possíveis, sem julgar ou culpabilizar ninguém.

Não avalie as causas

Resuma-as

3.     Quais as possíveis soluções para este problema?

Seja específico.

Dê evidência a esta solução através de demonstração, dados estatísticos, incidente, analogia, testemunho, apresentação prática do objeto.

Faça um resumo das soluções

4.     Qual a melhor solução?

Reveja as soluções e evidências

Permita a votação para a melhor solução

Implemente a ação a tomar.

(Algumas vezes a melhor solução pode ser a combinação de duas ou mais possíveis soluções oferecidas).

COMO PARTICIPAR DE UMA REUNIÃO:

1.     Não se levante para falar (a não ser numa grande assembléia).

2.     Faça suas palestras curtas e sobre o tema que se discute.

3.     Cuide do seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação.

4.     Admita só uma solução do problema de cada vez.

5.     Apoie cada solução que você sugerir com alguma evidência que o ajude a provar seu ponto de vista.

6.     Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião.

7.     Ouça atentamente todos os participantes.

8.     Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.

9.     Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas para obter melhor clareza do que foi abordado, o por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você pode obter informações muito valiosas.

10.   Anote os itens importantes da reunião e principalmente aqueles que lhe cabe uma ação.

11.   Após a reunião, organize-se para tomar as providências imediatas cabíveis.

Resumo elaborado por Eliana Olímpio – psicóloga