RECURSOS AUDIOVISUAIS NAS APRESENTAÇÕES

Revista Vencer Jan/2002 – p.54 a 59

Por Reinaldo Polito

           

-                  Gostou da apresentação?                                  

-                  Gostei, foi muito legal.

-                  E sobre o que ele falou?

- Rapaz, sabe, o que gostei? Foram os recursos visuais - a cada tópico o palestrante comandava uma espécie de raio que crivavam o ambiente, acompanhados de sons que balançavam a sala – muito legal.

- certo – mas sobre exatamente o que ele falou?

- Bem, na verdade não me liguei muito na mensagem, mas achei bastante interessante.

Nao pense que esse diálogo é pura fantasia, pois multiplicam-se os exemplos de apresentações que valorizam tanto o visual, que acabam ofuscando a verdadeira razão de ser do evento – a mensagem. 

Os recursos audiovisuais são importantes para que os ouvintes compreendam melhor a mensagem e guardem as informações por muito mais tempo.

Quando utilizados de forma apropriada, facilitam a boa ordenação da mensagem e permitem ao orador que apresente as informações em sequencia coerente e destaque os tópicos mais relevantes da exposição.

Alguns estudos mostram que,  se transmitirmos a mensagem apenas verbalmente, depois de 3 dias os ouvintes irão se lembrar apenas de 10% do que falamos. Entretanto, se essa mesma mensagem for apoiada por um recurso visual, no final do mesmo tempo, os ouvintes se recordarão de 65% do que comunicamos.

Quando lançar mão de um recurso visual:

O primeiro passo para saber se um visual deve ou não ser utilizado é botar a cabeça para funcionar e refletir sobre a seguinte questão: se eu incluir este visual, ele irá reforçar ou complementar a informação? Se for útil, meta o carimbo de aprovado. Se não ajudar, nao vacile: lixo!

Você já percebeu que nem sempre um visual deve ser utilizado. Ao contrário, em certas circunstâncias é mais conveniente dispensá-lo.

Pela minha experiencia, se uma pessoa planeja fazer uma apresentação com o apoio de 60 telas (ou transparências, ou slides), de maneira geral poderia obter melhores resultados se reduzisse esse número para 20 ou 30. Se a intenção inicial era de usar 20, muito provavelmente a apresentação ganharia em eficiência se o número baixasse para 8 ou 10.

Quando apoiamos com visuais todos os itens da exposição, se, por um lado, temos a segurança de que não esquecemos de nenhum dado de ponta a ponta, por outro podemos nos escravizar ao roteiro e perdemos um pouco a liberdade de ação e não interagirmos de maneira conveniente com os ouvintes.

Portanto, é preferível trabalhar com um número menor de visuais e aproveitar mais as informações que surgem no ambiente, durante o momento da exposição, do que cobrir toda a apresentação com visuais e deixar de incluir a emoção produzida pelo contato com os ouvintes.

Tome muito cuidado também com a parafenália - lembre-se de que, quanto maior o número de máquinas para manusear e maior o número de botões para apertar, maior o risco de cometer erros e de se perder. Seja prudente e só use o que puder dominar e controlar com segurança.

Alguns oradores usam tantos equipamentos que mais parecem seres extraterrestres - headphone, laserpoint, mouse para controlar a distância (das luzes e do computador), galocha, escafandro, repelente de morcego. Isso só porque têm duas mãos e uma cabeça, senão a lista com certeza seria ampliada. Você usará com mais eficiência um visual se lembrar que ele é útil quando ajuda a reforçar a mensagem, auxilia a ressaltar as informações mais relevantes e possibilita esclarecer e complementar as etapas mais importantes da exposição. Assim, um recurso visual é aquele que serve para apoiar a apresentação, e não suplantar em importância o orador.

Bons motivos para usar um visual

Fazer comparações numéricas

De forma geral, os ouvintes compreendem melhor os comparativos numéricos quando apresentados por um visual, pois, além de visualizarem a informação, têm mais tempo para refletir sobre ela.

Apresentar dados estatísticos

Os dados estatísticos quase sempre exigem análise e reflexão, por isso é recomendável que sejam apresentados por meio de visuais.

Destacar informações essenciais

É muito provável que uma apresentação seja realizada por causa de determinadas informações que são essenciais dentro da mensagem. Por esse motivo, para que os ouvintes percebam melhor a importância desse dado e o guardem por tempo mais prolongado, pode-se recorrer ao apoio do visual.

Expor dados técnicos ou científicos

As informações técnicas ou científicas, na maioria das vezes, são mais complexas e exigem grande esforço de concentração dos ouvintes. Com o uso de visuais adequados, toma-se mais fácil explicar e esclarecer esse tipo de mensagem.

Ampliar a retenção de informações dos ouvintes durante a fala

Os visuais atuam como recurso extraordinário quando os ouvintes precisam se lembrar de informações transmitidas no inicio da exposição para compreenderem mensagens que serão comunicadas mais para o final.

Possibilitar a visualização de objetos

Nem sempre épossível levar objetos para que os ouvintes possam observar -alguns porque são

demasiadamente grandes, e outros, ao contrário, porque são muito pequenos. Nesses casos, os visuais resolvem a questão com facilidade.

Dez regras básicas para produzir um bom visual

Não basta apenas produzir um visual. É importante que ele seja bem feito para que possa servir de apoio eficiente para a apresentação. Observe algumas recomendações que poderão ajudá-lo:

1.  Coloque um título

O título do visual auxilia o ouvinte a identificar imediatamente as informações que irá observar. Um bom título deve ser simples, de poucas palavras e muito esclarecedor. Normalmente o título deve ser colocado na parte superior do visual.

2. Faça legendas

Colunas coloridas e linhas horizontais serão apenas colunas coloridas e linhas horizontais se não forem identificadas por legendas. Facilite a visualização das legendas arredondando os números. Prefira, por exemplo, colocar que a população é de 15 milhões de habitantes, em vez de escrever 15.001.600, a não ser que esses 1.600 habitantes sejam muito importantes para a informação - o que é pouco provável.

3. Escreva com letras legíveis

Alguns visuais são produzidos com letras tão pequenas que só quem está nas primeiras fileiras consegue ler. Os demais ficam sem entender do que se trata e, por isso, podem perder o interesse pela exposição. Escolha letras grandes, com tamanho suficiente para serem lidas por todas as pessoas da sala.

4. Limite a quantidade de tamanho das letras

Você conseguirá melhor uniformidade se usar o máximo de três tamanhos de letra por visual.

Com um número reduzido de tamanho, as letras poderão ser lidas mais rapidamente.

5. Componha frases curtas

Cada frase deve representar em essência uma idéia completa, com o menor número de palavras possível. De maneira geral, seis ou sete palavras são suficientes.

6. Use poucas linhas

Como idéia de grandeza, se o visual for elaborado no sentido horizontal, procure usar seis ou sete linhas. Se for no sentido vertical, poderá chegar a oito ou nove linhas.

7. Use cores

Use, mas não abuse. Com a facilidade proporcionada pelos atuais programas de computadores, algumas pessoas fazem de seus visuais verdadeiros mostruários de cores e pecam pelo excesso. Use cores contrastantes para destacar bem as informações e, a não ser que seja muito necessário usar um número maior, estabeleça um limite de três a quatro cores por visual.

8. Use apenas uma idéia em cada visual

Identifique a idéia central da mensagem e restrinja-se a ela no visual. Escreva com letras legíveis

9. Utilize apenas uma ilustração em cada visual

A ilustração pode ajudar a tomar clara a mensagem, facilitando a compreensão dos ouvintes. Uma única ilustração é suficiente. Se precisar, complemente o visual com setas e flechas que orientem o sentido em que a informação deve ser lida - horizontal, vertical, de cima para baixo, de baixo para cima, etc.

10. Retire tudo o que prejudicar a compreensão da mensagem

Retire todas as informações desnecessárias, como números, gráficos, legendas que possam distrair a concentração ou dificultar o entendimento do ouvinte. Só deixe no visual os dados que facilitem a compreensão da mensagem.

11. Tipos mais importantes de visuais

Decida-se pelo tipo mais apropriado de visual a partir do objetivo da informação que deseja transmitir. Com o visual mais adequado, haverá perfeita harmonia no conjunto da apresentação.

Tabelas - É um visual recomendado para situações que necessitem relacionar dados a serem comparados, divididos em diversas características, épocas ou regiões.

Gráfico de barras - Os gráficos de barras devem ser usados para relacionar duas ou mais variáveis, sendo uma delas, de maneira geral, o tempo, e a outra, a representação da quantidade.

 Gráfico setorial (pizza ou torta) - Os gráficos setoriais são úteis para identificar e comparar as diversas partes de um todo. Procure limitar a seis o número de partes. Para ressaltar uma informação importante, destaque levemente a parte para fora do círculo.

Gráfico de linhas - Os gráficos de linhas são recomendados para mostrar as variações ou tendências de um dado dentro do tempo. Além desses tipos, são comuns também os visuais produzidos para mostrar mapas, fluxogramas, desenhos e relação de itens.

Recursos visuais mais Importantes

Embora ainda possamos utilizar retroprojetores, projetores de slides e projetores de originais, a verdade é que esses equipamentos, com o uso generalizado dos computadores, já fazem parte do passado. Entretanto, eles ainda estão por aí servindo de apoio para muitas apresentações e sempre poderão ser úteis. Mas tome cuidado, pois, dependendo da sua atividade, se fizer uso, como recursos visuais, de equipamentos ultrapassados, poderá prejudicar sua imagem. Os ouvintes esperam que um profissional de ponta use recursos atualizados e, se essa expectativa não for correspondida, poderão ficar frustrados e não dar ao orador o valor que talvez mereça.

Conheço também oradores que não dão a mínima importância para esses conceitos e se apresentam com desenvoltura com os velhos retroprojetores e fazem grande sucesso.

Ocorre que esses profissionais são palestrantes excepcionais e de qualquer maneira encantariam as platéias. São exceções.

O meu amigo Flavio Gikovate, por exemplo, é um dos maiores conferencistas que já vi em ação e, diante de uma platéia de 2.000 pessoas, com toda naturalidade, usou um minúsculo flip chart. Com o charme que sempre o caracterizou, brincou com a platéia dizendo que sabia que ninguém enxergaria nada, mas ele o utilizava só com o intuito de fazer alguns rabiscos para orientação própria.

Estou fazendo essas considerações para mostrar que, em comunicação, também com os recursos visuais, nenhuma regra é tão definitiva que não possa ser desconsiderada de vez em quando - tudo dependerá da circunstância e do estilo de quem se apresenta. Falando em flip chart, ele, o quadro de giz e o quadro branco se constituem em recursos visuais excelentes para apresentações diante de pequenos grupos. São mais utilizados em pequenas reuniões e salas de treinamento.

Algumas orientações para usar bem o quadro branco e o flip chart

No dia-a-dia, de maneira geral, participamos mais de reuniões com pequenos grupos e naturalmente recorremos aos recursos visuais mais simples. Portanto, saiba como utilizá-los bem.

Procure não falar enquanto estiver escrevendo. Fale antes e escreva depois, ou escreva antes e fale depois. É lógico que pronunciar algumas escrevendo, mas faça olhando para os ouvintes.

você não está proibido de palavras enquanto estiver os comentários mais longos

Evite ficar escrevendo muito tempo para não perder o ‘interesse da platéia. Alterne momentos para escrever e para falar com os ouvintes.

Posicione-se, sempre que puder, ao lado do quadro, quando estiver escrevendo, para que os ouvintes possam acompanhar.

Escreva frases curtas que sirvam para reforçar, esclarecer e ordenar a mensagem.

Planeje com antecedência o que pretende escrever para aproveitar melhor o tamanho da letra e a quantidade de informações.

Faça traços firmes e letras com tamanho suficiente para que todos possam ler.

Se ficar muito nervoso e começar a tremer, prefira escrever com letras de imprensa, que poderão ser feitas com traços retos e permitem maior firmeza de mão.

Cuidado para não usar o pincel próprio para escrever nas folhas do flip chart no quadro branco, pois a tinta não poderá ser apagada.

Apresentação com uso de computadores

Prepare sua apresentação em Power Point. Se você não tiver muita habilidade para produzir telas nesse programa e a sua apresentação for muito importante, peça ajuda de alguém mais competente, ou pague a um profissional para produzi-lo. Há muita gente que domina esse programa e cobra barato para preparar visuais com boa qualidade para apresentações.

Siga as recomendações dadas até aqui para escolher e produzir um bom visual.

Mande o arquivo com os visuais da sua apresentação com antecedência para o responsável pelo evento, para se certificar de que os sistemas são compatíveis e para que organizem sua exposição. Nunca confie que os visuais que mandou estejam prontos e disponíveis para o momento de sua apresentação. Leve sempre um disquete com uma cópia do que mandou para se garantir.

Se puder interferir na disposição do projetor e da tela, coloque-os em uma posição que facilite a visualização de toda a platéia e não prejudique sua movimentação.

Sempre que possível, prepare uma pessoa para acionar o computador e controlar a projeção. Ensaie a apresentação com ela para que os dados projetados estejam bem sincronizados com sua fala.

Se não puder contar com a ajuda de uma pessoa que esteja bem preparada, prefira cuidar pessoalmente da projeção. Para facilitar seu trabalho, use um controle remoto, mas, se não for possível, posicione o teclado em lugar de fácil acesso.

Posicione-se no local mais iluminado que puder encontrar, para que todos possam enxergá-lo com facilidade. Comece a explicar a informação que irá desenvolver, projete o visual, faça alguns comentários complementares e retire a informação da tela (para ocultar uma informação projetada, use a tecla com a letra C). Se, entretanto, necessitar do visual por mais tempo para orientar o raciocínio ou reforçar a mensagem, deixe-o projetado até que não precise mais dele.

É interessante, de vez em quando, retirar o visual e acender as luzes para tornar a apresentação mais movimentada e mudar o foco de atenção dos ouvintes.

Em determinados momentos, use a “anteninha” para apontar a informação na própria tela e tomar a exposição mais dinamica.

Se fizer uma apresentação depois de outro palestrante, certifique-se de que ele não deixou “rastros” do que utilizou, como cartazes, flip chart e outros detalhes que poderão desviar a atenção dos ouvintes.

Não deixe que apaguem todas as luzes. Só escureça a sala de maneira que o visual possa ser visto por todos. Se ficar muito tempo sem precisar do visual, peça que acendam as luzes. Quanto mais claro, melhor, pois menos pessoas ficarão tentadas a cochilar.

Vemos assim que os recursos visuais se constituem em uma poderosa e eficiente arma para o sucesso de uma apresentação, mas que, acima de tudo, precisam ser utilizados com critério para que possam servir de apoio efetivo para a exposição, pois - não custa nada repetir - em uma apresentação, a peça mais importante é o orador, e ele jamais deverá ser ofuscado por um recurso visual, por mais desenvolvido que seja e por mais caro que tenha custado.

Bibliografia para esse tema:

Polito, Reinaldo. Recursos Audiovisuais nas apresentações de de sucesso. 4a edição 1999. São Paulo: Saraiva.   Zelansny, Gene. Comunicação visual para executivos. Tradução por Anibal Mari 1999. São Paulo: Futura.

Reinaldo Polito é mestre em Ciências da Comunicação, professor de Expressão Verbal há 26 anos e autor de 11 obras, entre elas: Como falar corretamente e sem inibições – 98a edição; Gestos e postura para falar melhor- 23a edição; Assim é que se fala - 23a edição e Um jeito bom de falar bem – 10a edição. Seus livros permaneceram 2 anos e meio nas listas dos mais vendidos. www.polito.com.br